Monthly Archives: 2月 2017

作成する文書全体の構成について

こんにちは。
株式会社TDSスタッフのJです。
今回はISO取得で作成する文書全体の構成についての勉強会がありましたので、
ご報告させてください。

◆文書の階層構成は3段階

通常は、文書の階層をレベル1からレベル3までの3段階に分けて管理するのだそうです。
品質マニュアルまたは環境マニュアルは、レベル1の基本文書になり、ISO要求事項に準拠した内容になります。

以下、「レベル2」の「規定類」、「レベル3」の「作業手順書」の順に付帯文書として、マニュアルに収録されます。

■骨組みとなる「レベル1」の文書

一番最初にこちらが作成されます。
文書は作業の能率が上がるように、システムの骨組みから作成します。
現在行われている品質管理、または環境保全のシステムを踏まえたうえで、企業内を全般的に見渡して文書化します。
環境システムは従来は付帯業務と考えられていたのですが、今やレベル1に組み込まれるそうです。
環境システムの場合、これまで対象となる作業のほとんどは「付帯業務」と考えられてきました。製造部門での省エネ、産業廃棄物の減量化、事務部門での一般ごみの削減などは、主体業務として考えられるケースが少なかったのです。
しかし、現在では環境システムを導入する場合、これらの業務を主体業務として捉えなおし、レベル1で環境マニュアルとして組み込まなければなりません。

※「主体業務」と「付帯業務」
企業内の業務は、主体業務と付帯業務に分けられる。
「主体業務」とは職務分掌に規定されている業務をいい、「付帯業務」とは規定外ではあるが必要な業務をいう。
主体業務は、職場間での重複はないが、付帯業務は各職場で同じ作業をしている場合がある。

■業務内容を明確化する「レベル2」の文書

次に、レベル2において、規定類の作成でシステムに肉付けしていきます。
レベル1の文書はシステムの立場から作成されたものですから、各職場固有の活動は考慮されていません。そこで、各職場の観点から整合性を図るのが、レベル2の文書です。

まず第一歩は、職務分掌の明確化、つまり、それぞれの職場の主体となる業務を明らかにすること。

文書化して明らかにすることで、各職場のつながりが見え、また、重複業務やつながり部分の欠落などが発見されることにもなります。

■仕上げとなる「レベル3」の文書

最後にレベル3の作業手順書を作って、まさにシステムに「血を通わせる」。
ここでは、各職場別に現在の仕事を整理して、作業の内容をまとめていきます。いわゆる作業標準であり、すでに作成している企業ではそれを活かし、作成していない企業では、現状での作業の進め方を追いかけて見ていく必要があります。

■使う用語は正確に

文書化の作業には、ISO9000の「用語解説」は必要です。ISOシステムに用いる用語としては、関係者の共通認識を得るために、定義のはっきりしている用語を使う必要があるからです。

また、特殊な社内用語・業界用語については、定義を明らかにしておきます。

<まとめ>
レベル1 システムの骨組みを作るもので「マニュアル」に該当する 
○業務全般を見渡して文書化される
○ISO要求事項に準拠

レベル2 システムに肉付けをするもので「規定類」
○各職場を見渡して職場の主体業務を明確化
○品質管理規定・工程管理規定など

レベル3 システムに「血を通わせる」もの、「作業手順書」
○各職場の作業手順を整理
○作業標準・設計図・部品表・帳票類など

今回もとても勉強になりました。

Category: ISO

システム構築から認証証書取得までの全体像

こんにちは。
株式会社TDSスタッフのJです。
先日、システム構築から認証証書取得までの流れについて勉強会がありましたので、
是非ご報告させてください。

流れは大きく分けて、
システムの構築→システムの運用→登録・審査・認証
と3段階。
仮に認証証書取得まで11ヶ月とした上での流れ。
前段階として、勉強会、内部監査員の選定など準備期間は必要です。
認証証書を取得した後にもフォローアップが必要とのことでした。

▪︎ステップ1:システムの構築

この段階が最も重要で、しかも時間と労力を必要とする作業。
まず、文書全体の構成を確認し、作業手順を明確にした上で、作業に取り掛かります。
実際の文書作成作業は、職場別の業務の内容の再確認と、それをフローチャートに描き表わすことから始めると分かりやすくなるそうです。
その上で、品質方針・環境方針を決め、適用範囲を検討します。
このステップは、できあがった文書について、各部門間の共通化と調整を行うこと、および文書管理の方法を決めることで完結します。

この段階でやることは、、
・文書全体の構成を知る
・マニュアルの内容を知る
・マニュアルの構成を知る
・業務内容の文書化と図示化
・方針を決める
・適用範囲を決める
・既存文書の共通化と部門間の調整
・文書の管理方法を決める

▪︎ステップ2:システムの運用

作成した文書に従って、経営者はもちろん、社員全員を対象に教育・訓練を行います。これは、企業内のいかなる仕事も品質や環境に関わりを持っているからです。
次にシステムを構築し、その具体的な文書を完成させた上で、その具体的な文書を完成させた上で、そのシステムを実際に動かし、その結果を評価します。仮に、システムが円滑に動かない箇所があれば、直ちに修正しなければなりません。

ここで、重要な役割を持つのが内部監査員です。ISOに関する豊富な知識と技術をもち、大きな権限を与えられており、さらに、社員全員から信頼される人が適任です。

この段階でやることは、、
・マニュアルの周知徹底と教育
・内部監査を実施する
・マネジメントレビューを行う

内部監査員による監査報告書が提出された段階で、マネジメントレビューを行います。これは、システムの有効性、適切性、妥当性を確実にするために、経営層によって見直される工程を指します。

▪︎ステップ3:審査・登録・認証

システムの運用の結果、問題のないことを確かめた後、審査を受けて登録することになります。このとき、認証機関の選び方が問題になります。

登録され、認証証書が交付されて、これで終わりではありません。むしろこれからが大事です。繰り返し述べてきましたが、ISOは品質や環境の管理システムが要求事項に適合していることを認証したにすぎません。そのシステムを動かして、品質を保証し、環境保全に役立たせるにはその後の活動にかかっているのです。
そのため、システムのフォローアップによる慣習化がカギとなります。

この段階でやることは、、
・認証機関による審査を受ける
・ふさわしい認証機関を選ぶ

組織の規模などによって、実際に認証証書取得までの時間は変わってくるとは思いますが、概ねこういう流れだと経営者の方々が認識していれば良いなと思いました。
今回も勉強になりました。

Category: ISO